Casi ninguna empresa en México entrega la constancia anual de vacaciones. Y casi ninguna sabe que no entregarla es, técnicamente, incumplir el artículo 81 de la Ley Federal del Trabajo, un precepto que lleva décadas en el texto legal y que la reforma de “vacaciones dignas” —publicada en el DOF el 27 de diciembre de 2022 y vigente desde el 1 de enero de 2023— volvió mucho más caro de ignorar. La constancia no es un detalle administrativo: es el documento que, en un juicio laboral, acredita que el patrón sí concedió las vacaciones. Y la carga de esa prueba, por mandato del artículo 784 fracción X de la LFT, es del patrón, no del trabajador.
Qué exige exactamente el artículo 81 de la LFT
El texto es breve y contiene dos obligaciones distintas que suelen confundirse en una sola:
“Las vacaciones deberán concederse a los trabajadores dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicios. Los patrones entregarán anualmente a sus trabajadores una constancia que contenga su antigüedad y de acuerdo con ella el período de vacaciones que les corresponda y la fecha en que deberán disfrutarlo.”
La primera obligación es de plazo: las vacaciones se conceden dentro de los seis meses posteriores al aniversario laboral. La segunda es documental y anual: entregar a cada persona trabajadora una constancia con tres datos mínimos —antigüedad, período de vacaciones que le corresponde conforme a esa antigüedad, y la fecha en que deberá disfrutarlo—. No es opcional, no está condicionada al tamaño de la empresa y no se sustituye con una política de vacaciones publicada en la intranet ni con un módulo de autoservicio en el sistema de nómina.
La mayoría de las áreas de RH cumple la primera obligación y omite la segunda. El problema es que la segunda es la que deja rastro documental, y el rastro documental es lo único que sirve cuando el conflicto llega al Tribunal Laboral.
Los días que la constancia debe reflejar: la tabla vigente del artículo 76
Una constancia con los días equivocados es peor que no tener constancia: es una confesión documentada. El decreto publicado en el DOF el 27 de diciembre de 2022 reformó los artículos 76 y 78 de la LFT. Conforme a su artículo primero transitorio, entró en vigor el 1 de enero de 2023, y su segundo transitorio ordena aplicarlo a los contratos individuales y colectivos vigentes en ese momento, siempre que resulte más favorable a la persona trabajadora.
| Años de servicio | Días de vacaciones (art. 76 vigente) | Esquema anterior a 2023 |
|---|---|---|
| 1 año | 12 días laborables | 6 días |
| 2 años | 14 días | 8 días |
| 3 años | 16 días | 10 días |
| 4 años | 18 días | 12 días |
| 5 años | 20 días | 14 días |
| De 6 a 10 años | 22 días | 16 días |
| De 11 a 15 años | 24 días | 18 días |
| De 16 a 20 años | 26 días | 20 días |
A partir del sexto año, el período aumenta dos días por cada cinco de servicios (art. 76 LFT, reformado DOF 27-12-2022).
Dos precisiones que RH suele pasar por alto. Primera: el artículo 77 establece que quienes prestan servicios discontinuos y los de temporada tienen derecho a vacaciones en proporción a los días trabajados en el año; su constancia debe reflejar ese cálculo proporcional, no la tabla completa. Segunda: el artículo 78 reformado ordena que, del total que corresponda, la persona trabajadora disfrute de doce días continuos por lo menos, y que ese período, a potestad de la persona trabajadora, pueda distribuirse en la forma y tiempo que ella requiera. La potestad es del trabajador, no del patrón: una política interna que fragmente obligatoriamente las vacaciones en bloques de tres o cinco días contradice el texto vigente.
Lo que la ley exige (y lo que no)
- Sí exige entregar la constancia anualmente y a cada persona trabajadora, con antigüedad, período que corresponde y fecha de disfrute (art. 81).
- Sí exige conceder las vacaciones dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicios (art. 81).
- Sí exige pagar una prima vacacional no menor al 25% sobre los salarios que correspondan durante el período de vacaciones (art. 80).
- Sí exige conservar y exhibir en juicio los comprobantes de pago de vacaciones durante el último año y hasta un año después de extinguida la relación laboral (art. 804, fracción IV y párrafo final).
- No exige un formato oficial. La LFT no publica machote: el patrón elige el diseño, siempre que contenga los tres datos y exista evidencia de entrega.
- No exige que se entregue en papel. Un acuse electrónico con constancia de recepción es válido, pero debe poder exhibirse en juicio.
- No permite compensar las vacaciones con dinero. El artículo 79 lo prohíbe expresamente; solo procede el pago proporcional cuando la relación termina antes de cumplirse el año.
- No permite condicionar el disfrute a que “no haya carga de trabajo”. El plazo de seis meses corre por ministerio de ley.
Riesgos si no se cumple
1. La carga de la prueba se invierte en su contra. El artículo 784, fracción X, de la LFT coloca en el patrón la carga de probar el disfrute y pago de las vacaciones. Sin constancias ni comprobantes, la versión del trabajador —“nunca me dieron vacaciones”— se vuelve difícil de desvirtuar, y el reclamo puede extenderse a varios años de antigüedad.
2. El plazo de prescripción no lo protege tanto como cree. El artículo 516 dispone que las acciones de trabajo prescriben en un año contado a partir del día siguiente a la fecha en que la obligación sea exigible. Como el artículo 81 concede seis meses posteriores al aniversario para otorgar las vacaciones, el cómputo no arranca en el aniversario, sino cuando vence ese plazo. En la práctica, un juicio promovido a tiempo puede arrastrar períodos vacacionales acumulados.
3. Sanción administrativa por la vía inspectiva. El artículo 994, fracción I, de la LFT sanciona con multa de 50 a 250 UMA al patrón que incumpla los artículos 61, 69, 76 y 77. Con el valor de la UMA vigente desde el 1 de febrero de 2026 —$117.31 diarios, conforme al comunicado del INEGI—, el rango va de $5,865.50 a $29,327.50. Para las violaciones no sancionadas específicamente, como la omisión de la constancia del artículo 81, opera el artículo 1002: de 50 a 5,000 UMA, es decir, de $5,865.50 a $586,550.00.
4. La multa se multiplica por trabajador. El artículo 992 establece que, cuando en un solo acto u omisión se afecte a varios trabajadores, se impondrá sanción por cada uno, y que en caso de reincidencia —cualquier infracción subsecuente al mismo precepto dentro de los dos años siguientes a la fecha del acta— se duplica la multa anterior. Una omisión estructural en una plantilla de cien personas no es una multa: son cien.
El error de cálculo que más cuesta: la prima vacacional
El artículo 80 fija una prima no menor al 25% sobre los salarios que correspondan durante el período de vacaciones. Al duplicarse los días desde 2023, la base de cálculo se duplicó también, y muchas empresas siguieron pagando la prima sobre los días del esquema anterior. Ese diferencial es exigible, genera intereses procesales y aparece en cualquier auditoría de nómina.
Conviene además separar dos conceptos que la nómina suele mezclar: los días de vacaciones pagados (salario ordinario durante el descanso) y la prima vacacional (el 25% adicional). La constancia del artículo 81 documenta el derecho; el recibo de nómina timbrado documenta el pago. Se necesitan ambos.
Checklist de implementación para RH
- Genere un padrón de aniversarios laborales por persona trabajadora, con fecha de ingreso verificada contra el contrato individual y el alta ante el IMSS.
- Recalcule los días que corresponden a cada antigüedad conforme al artículo 76 vigente y aplique el cálculo proporcional del artículo 77 al personal discontinuo y de temporada.
- Diseñe un formato único de constancia con los tres elementos obligatorios: antigüedad, período de vacaciones correspondiente y fecha en que deberá disfrutarlo.
- Programe la emisión de la constancia dentro de los treinta días siguientes al aniversario laboral de cada persona, para no consumir el plazo de seis meses del artículo 81.
- Obtenga acuse de recibo firmado o firma electrónica con sello de tiempo, y archívelo en el expediente laboral individual.
- Documente la manifestación de voluntad del trabajador sobre la distribución de sus días, dejando constancia de que se le ofrecieron los doce días continuos del artículo 78.
- Verifique que la prima vacacional del 25% se calcule sobre los días vigentes y aparezca desglosada en el CFDI de nómina.
- Revise que el Reglamento Interior de Trabajo y las políticas internas no contradigan los artículos 76, 78, 79 y 81; corrija cualquier cláusula que fragmente obligatoriamente el descanso o permita compensarlo en dinero.
- Conserve nóminas y comprobantes de pago de vacaciones conforme al artículo 804: durante el último año y un año después de terminada la relación laboral.
- Realice una auditoría retroactiva de los ejercicios 2023 a 2026 y regularice diferencias antes de que se conviertan en materia de demanda o de acta de inspección.
Este artículo tiene fines exclusivamente informativos y de divulgación. No constituye asesoría legal ni sustituye la opinión de un profesional del derecho respecto de un caso concreto. Las disposiciones citadas pueden ser reformadas; verifique siempre el texto vigente en las fuentes oficiales.
Fuentes: Ley Federal del Trabajo, artículos 76, 77, 78, 79, 80, 81, 516, 784 fracción X, 804, 992, 994 fracción I y 1002 (Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, texto vigente). Decreto por el que se reforman los artículos 76 y 78 de la Ley Federal del Trabajo, en materia de vacaciones, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 27 de diciembre de 2022, y sus artículos transitorios primero y segundo. Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), Comunicado de prensa sobre el valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) vigente a partir del 1 de febrero de 2026: $117.31 diarios, $3,566.22 mensuales y $42,794.64 anuales.