El inspector de la STPS se va, el acta queda firmada y en la mayoría de las empresas el expediente se archiva ahí. Es el error más caro del procedimiento. El artículo 35 del Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones concede al patrón cinco días hábiles, contados desde que se levantó el acta, para presentar por escrito sus manifestaciones y ofrecer pruebas: la última oportunidad de corregir el expediente antes de que se convierta en un procedimiento administrativo sancionador. Quien no lo presenta llega a la audiencia discutiendo un acta que ya nadie va a matizar, con multas que hoy van de $5,865.50 a $586,550.00 pesos por concepto y por trabajador afectado.
Qué es —y qué no es— una orden de inspección
La inspección del trabajo es una facultad de vigilancia prevista en los artículos 540 a 550 de la Ley Federal del Trabajo, y su contrapartida es la obligación patronal del artículo 132, fracción XXIV: permitir la inspección y entregar los informes indispensables. No es una auditoría negociable.
El Reglamento distingue dos rutas. Las inspecciones ordinarias (artículo 27) son iniciales —la primera visita al centro de trabajo, o su ampliación o modificación—, periódicas —con intervalos de doce meses, ampliables o reducibles según la evaluación de la autoridad— y de comprobación, para constatar que se cumplieron medidas emplazadas antes. Todas requieren citatorio entregado con al menos veinticuatro horas de anticipación (artículo 29). Las extraordinarias (artículo 28) no llevan citatorio y pueden practicarse en cualquier tiempo, incluso en días y horas inhábiles: proceden ante peligro o riesgo inminente, quejas y accidentes de trabajo. Es aquí donde la mayoría de las empresas se topa con el inspector sin preparación.
La orden debe contener el nombre del patrón, el domicilio del centro de trabajo, día y hora de la diligencia, tipo de inspección, número y fecha de la orden, listado de documentos a exhibir, aspectos a revisar y fundamento legal. Verificar esos elementos —y los teléfonos que la propia orden incluye para corroborar su autenticidad— es el primer control del patrón, no una descortesía.
El acta circunstanciada: lo que se firma es lo que se prueba
De toda inspección se levanta acta circunstanciada, con intervención del patrón o su representante y de los trabajadores, en presencia de dos testigos propuestos por la parte patronal (artículo 30). Nombrar a los testigos es una facultad de la empresa: si el patrón no los designa, los designa el inspector, y la empresa pierde control sobre quién avala lo asentado.
El artículo 34 obliga al inspector a circunstanciar de manera clara el contenido y las características de los documentos exhibidos, absteniéndose de apreciaciones subjetivas. Y el artículo 35 impone un paso que casi nunca se aprovecha: antes de cerrar el acta, el inspector debe permitir que quienes intervinieron la revisen y formulen observaciones u ofrezcan pruebas.
En la práctica, “firmar de enterado” sin leer es lo habitual, y el acta ingresa al expediente como constancia de hechos que la empresa nunca controvirtió: documentos que sí existían pero no se localizaron ese día, personal que no era trabajador de la empresa, condiciones descritas de forma imprecisa. Eso se corrige en el acta, o después, dentro del plazo de cinco días.
Los cinco días hábiles del artículo 35
El tercer párrafo del artículo 35 del Reglamento es la norma más rentable de todo el procedimiento y la menos utilizada: el patrón o su representante podrá hacer uso de ese derecho por escrito, dentro del término de cinco días hábiles siguientes a la fecha en que se hubiere levantado el acta respectiva. Es decir, la empresa puede exhibir después la documentación que no tuvo a la mano, aclarar los hechos asentados y ofrecer pruebas, sin esperar a que la autoridad la emplace.
En materia de seguridad y salud, el artículo 36 añade un plazo distinto para cumplir las medidas ordenadas: desde la aplicación inmediata hasta un máximo de treinta días hábiles, prorrogable. Son dos plazos con funciones distintas —uno sirve para discutir el acta, el otro para acreditar la corrección material— y confundirlos deja a la empresa sin defensa documental aunque haya corregido.
| Momento | Plazo | Fundamento | Qué puede hacer el patrón |
|---|---|---|---|
| Antes de cerrar el acta | En la diligencia | Art. 35 RGITAS | Revisar el acta, formular observaciones, designar dos testigos y ofrecer pruebas en el acto |
| Después del acta | 5 días hábiles | Art. 35, párr. tercero, RGITAS | Presentar escrito con manifestaciones y pruebas documentales no exhibidas |
| Medidas de seguridad y salud | De inmediato a 30 días hábiles (prorrogable) | Art. 36 RGITAS | Ejecutar y documentar las medidas ordenadas |
| Peligro o riesgo inminente | 72 horas desde el cierre del acta | Arts. 39 a 43 RGITAS | Presentar pruebas y manifestaciones antes de que se resuelva la restricción o suspensión |
| Emplazamiento sancionador | Se emite dentro de 10 días hábiles | Art. 52 RGITAS | Recibir el emplazamiento con los hechos que se le imputan |
| Contestación al emplazamiento | No menor a 15 días hábiles | Art. 53 RGITAS | Contestar por escrito o comparecer a la audiencia, ofrecer y desahogar pruebas |
Cada etapa depende de la anterior. Cuando llega el emplazamiento —que la autoridad emite dentro de los diez días hábiles siguientes, conforme al artículo 52—, los hechos ya están fijados y lo que sigue es discusión jurídica sobre un acta que pudo haberse matizado con un escrito de dos páginas. Por eso la atención de inspecciones de la STPS se juega en la semana posterior a la visita, no en la audiencia.
Lo que la ley exige (y lo que no)
- Sí exige permitir el acceso del inspector y proporcionar los informes indispensables (art. 132, fr. XXIV, LFT; art. 30 RGITAS).
- Sí exige exhibir los documentos listados en la orden de inspección o en su anexo (art. 29 RGITAS).
- Sí permite —y conviene— que el patrón proponga a los dos testigos del acta (art. 30 RGITAS).
- Sí permite revisar el acta antes de firmarla y asentar observaciones en ella (art. 35 RGITAS).
- No obliga a entregar documentos ajenos al objeto y alcance de la orden: la inspección se limita a la materia señalada (arts. 29 y 33 RGITAS).
- No impide exhibir después lo que no se tuvo a la mano: para eso existen los cinco días hábiles del artículo 35.
- No convierte la firma del acta en aceptación de los hechos, pero sí dificulta desvirtuarlos si no se controvirtieron a tiempo.
- No es obligatorio recibir visitas ordinarias si la empresa está incorporada a un mecanismo alterno a la inspección —programas de cumplimiento voluntario— en los términos de los artículos 46 y siguientes del Reglamento.
Riesgos si no se cumple
Con la UMA vigente desde el 1 de febrero de 2026 en $117.31 pesos diarios, las sanciones del Título Dieciséis de la Ley Federal del Trabajo quedan así:
| Conducta | Fundamento | Multa en UMA | Equivalente en pesos |
|---|---|---|---|
| No permitir la inspección y vigilancia ordenada por la autoridad | Art. 1004-A LFT | 250 a 5,000 | $29,327.50 a $586,550.00 |
| Violaciones a normas de trabajo no sancionadas expresamente (incluye NOM y obligaciones documentales) | Art. 1002 LFT | 50 a 5,000 | $5,865.50 a $586,550.00 |
| Incumplir normas de remuneración, jornada y descansos de contrato ley o contrato colectivo | Art. 1000 LFT | 250 a 5,000 | $29,327.50 a $586,550.00 |
| Violar el Reglamento Interior de Trabajo | Art. 1001 LFT | 50 a 500 | $5,865.50 a $58,655.00 |
Dos reglas del artículo 992 de la LFT multiplican el daño: cuando un mismo acto u omisión afecta a varios trabajadores, se impone sanción por cada trabajador afectado; y en caso de reincidencia la multa se duplica. Una omisión documental menor en un centro de trabajo de sesenta personas deja de ser menor muy rápido.
El artículo 1004-A añade algo peor que la multa: al patrón que no permita la inspección se le notifica por instructivo para exhibir la información requerida, apercibido de que, de no hacerlo, se presumirá que no cuenta con ella. Esa presunción convierte la ausencia de expediente en prueba en contra, y el mismo material reaparece después en el juicio individual, donde la carga probatoria del patrón sobre contratos, jornada y pagos ya es la regla. Lo que se entrega a la inspección y lo que se sostendrá en una defensa de demandas laborales tienen que ser el mismo expediente.
En el extremo, ante peligro o riesgo inminente el artículo 39 faculta a ordenar medidas de aplicación inmediata que pueden llegar a la suspensión total o parcial de actividades e incluso a la restricción de acceso al centro de trabajo. La Oficina de Representación Federal del Trabajo resuelve dentro de las setenta y dos horas siguientes al cierre del acta, previa consulta a la Dirección General de Inspección Federal del Trabajo (artículo 43). Tres días para acreditar que el riesgo fue corregido —o para asumir la planta detenida.
Checklist para RH
- Designe por escrito a quien atenderá la inspección en cada centro de trabajo, con un suplente, y déle acceso físico inmediato al expediente laboral y a los documentos de seguridad y salud.
- Verifique la orden antes de permitir el acceso: nombre del patrón, domicilio, tipo de inspección, número y fecha, materia y alcance, listado de documentos, fundamento legal y datos de contacto para corroborar autenticidad.
- Proponga a los dos testigos del acta. Que sean personal de confianza de la empresa, presente durante toda la diligencia.
- Documente en paralelo: bitácora propia de la visita —hora de inicio, áreas recorridas, documentos exhibidos, preguntas formuladas— y fotografíe lo que el inspector fotografíe.
- Lea el acta completa antes de firmar y asiente observaciones en ella. Firmar “de enterado” no impide observar; no observar sí complica desvirtuar.
- Calendarice el día 5. Al cerrar el acta, cuente cinco días hábiles y fije en agenda la fecha límite del escrito del artículo 35.
- Presente el escrito de manifestaciones y pruebas con acuse, aunque crea que cumplió: contratos, listas de raya, constancias DC-3, actas de la comisión de seguridad e higiene, evidencia de las NOM aplicables y el reglamento interior de trabajo depositado.
- Ejecute y acredite las medidas de seguridad y salud dentro del plazo del artículo 36, con evidencia fechada: facturas, fotografías y registros de capacitación.
- Prepare la defensa desde el día uno: al llegar el emplazamiento tendrá cuando menos quince días hábiles para contestar, pero la prueba útil se genera antes.
- Convierta el hallazgo en programa. Toda observación de una inspección debe integrarse a una matriz de cumplimiento laboral con responsable y fecha, porque la inspección de comprobación llegará a revisar exactamente eso.
Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoría legal para un caso concreto. La aplicación de los plazos y sanciones descritos depende de la materia de la inspección, del contenido específico del acta y de las circunstancias de cada centro de trabajo. Si su empresa en Tijuana o Ensenada recibió un citatorio, una orden de inspección o un emplazamiento de la STPS, consulte con un abogado laboral de patrones antes de que venza el plazo.
Fuentes: Ley Federal del Trabajo, artículos 132 fracción XXIV, 540 a 550, 992, 1000, 1001, 1002 y 1004-A. Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 17 de junio de 2014, con reforma publicada el 23 de agosto de 2022, artículos 27, 28, 29, 30, 33, 34, 35, 36, 39, 43, 46, 52 y 53. Instituto Nacional de Estadística y Geografía, comunicado sobre el valor de la Unidad de Medida y Actualización vigente a partir del 1 de febrero de 2026: $117.31 pesos diarios. Secretaría del Trabajo y Previsión Social, Dirección General de Inspección Federal del Trabajo.