Muchas empresas de Tijuana y Ensenada no pierden un juicio laboral por lo que pasó en la planta, sino por lo que falta en el archivo. El artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio cinco clases de documentos, cada una con su propio plazo, y el artículo 805 sanciona el incumplimiento de la peor manera posible: presume ciertos los hechos que el trabajador afirme en su demanda respecto de esos documentos, salvo prueba en contrario. No es una multa, es perder la controversia antes de discutirla. La multa además existe: con la UMA en $117.31 pesos diarios desde el 1 de febrero de 2026, el artículo 1002 permite sancionar de $5,865.50 a $586,550.00 pesos.
Qué dice exactamente el artículo 804
El texto es corto y suele leerse por encima. El artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio:
I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable. II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo, o recibos de pago de salarios. III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo. IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos. V. Los demás que señalen las leyes.
La parte que casi nadie retiene es la final: los documentos de la fracción I deben conservarse mientras dure la relación de trabajo y hasta un año después; los de las fracciones II, III y IV, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral. Es decir, el legislador no pidió un archivo histórico completo: pidió una ventana muy concreta, y esa ventana es exactamente la que el trabajador va a atacar en su demanda.
Los plazos no son iguales para todos los documentos
El error más común de RH es aplicar un solo criterio de resguardo a todo el expediente. Sobre los mismos papeles conviven al menos tres plazos distintos, según qué autoridad los pida:
| Documento | Fundamento laboral | Plazo mínimo LFT | Plazo por otras leyes |
|---|---|---|---|
| Contrato individual de trabajo | Art. 804, fr. I LFT | Toda la relación + 1 año | 5 años como parte de la contabilidad (art. 30 CFF) |
| Nómina, listas de raya y recibos de salario | Art. 804, fr. II LFT | Último año + 1 año | 5 años siguientes a su fecha (art. 15, fr. II LSS); 5 años fiscales (art. 30 CFF) |
| Controles de asistencia | Art. 804, fr. III LFT | Último año + 1 año | Exigibles en inspección de la STPS mientras se lleven en el centro de trabajo |
| Comprobantes de PTU, vacaciones y aguinaldo | Art. 804, fr. IV LFT | Último año + 1 año | 5 años fiscales (art. 30 CFF); soporte del CFDI de nómina |
| Constancias de capacitación, exámenes médicos y registros de NOM | Art. 804, fr. V LFT | El que fije la norma específica | El de cada NOM o reglamento aplicable |
Destruir a los doce meses porque “así lo dice la LFT” es una decisión que se toma en el archivo y se paga en el tribunal: el IMSS y el SAT pueden revisar esos mismos registros durante cinco años. Por eso la política de resguardo debe fijarse dentro del programa de cumplimiento laboral de la empresa y no quedar a la costumbre de cada área.
Lo que la ley exige (y lo que no)
Vale la pena separar la obligación real de las creencias que circulan en las áreas de personal:
- Sí exige conservar el contrato individual cuando no hay contrato colectivo ni contrato ley aplicable en el centro de trabajo.
- Sí exige conservar nómina o recibos de pago de salario: es lo que acredita el monto y el pago, hecho que el artículo 784 pone a cargo del patrón.
- No exige llevar controles de asistencia en todos los casos: la fracción III dice “cuando se lleven en el centro de trabajo”. Pero si la empresa los lleva —checador, biométrico, bitácora— queda obligada a conservarlos y exhibirlos.
- Sí exige comprobantes de pago de utilidades, vacaciones y aguinaldo, no solo la póliza contable: hace falta el documento que acredite la entrega al trabajador.
- No exime la pérdida por caso fortuito o fuerza mayor: el artículo 784 señala que el patrón sigue obligado a probar su dicho por otros medios. Un incendio o una falla del servidor no borra la carga probatoria.
- No basta con tenerlos: la obligación es conservar y exhibir. Un documento que no se ofrece en tiempo surte el mismo efecto que no tenerlo.
La sanción real no es la multa: es el artículo 805
El artículo 805 de la LFT es de una sola línea y decide juicios completos: el incumplimiento de la obligación de conservar y exhibir establecerá la presunción de ser ciertos los hechos que el actor exprese en su demanda, en relación con tales documentos, salvo la prueba en contrario.
En la práctica: si el trabajador afirma que ingresó dos años antes de la fecha que sostiene la empresa, que cubría jornadas de doce horas o que nunca recibió vacaciones, y el patrón no exhibe contrato, controles ni comprobantes, el tribunal parte de que esos hechos son ciertos. Es el escenario que más encarece una defensa frente a una demanda laboral: no por lo complejo del caso, sino porque se litiga sin papeles.
El juicio laboral vigente tampoco permite improvisar: las pruebas se ofrecen con los escritos de demanda, contestación, réplica y contrarréplica, la audiencia preliminar del artículo 873-E solo admite o desecha lo ya ofrecido y el 873-C ordena tener por perdido el derecho cuando no se cumple en plazo. El expediente debe estar armado antes del emplazamiento.
En sede administrativa el criterio es el mismo. El artículo 1004-A dispone que al patrón que no permita la inspección se le notifique por instructivo para exhibir la información requerida, con el apercibimiento de que, de no hacerlo, se presumirá que no cuenta con ella, más multa de 250 a 5,000 UMA ($29,327.50 a $586,550.00). Quien ha pasado por una inspección de la STPS sabe que el acta se construye con lo que se exhibe en ese momento, no con lo que se ofrece enviar después.
Riesgos si no se cumple
- Presunción de certeza a favor del trabajador sobre antigüedad, jornada, salario, vacaciones, aguinaldo y utilidades (art. 805 LFT), con el consiguiente aumento de la condena.
- Pérdida del derecho a ofrecer la prueba si el documento aparece después de los escritos iniciales del juicio (arts. 873-C y 873-E LFT).
- Multa de 50 a 5,000 UMA ($5,865.50 a $586,550.00) por violaciones no sancionadas específicamente (art. 1002 LFT).
- Multa de 250 a 5,000 UMA y presunción de inexistencia documental ante la autoridad inspectora (art. 1004-A LFT).
- Diferencias de cuotas y efectos fiscales: sin nóminas ni registros, el IMSS puede revisar cinco ejercicios (art. 15, fr. II LSS) y los pagos sin soporte documental quedan expuestos en materia de deducibilidad (art. 30 CFF).
- Exposición prolongada: la prescripción general es de un año (art. 516 LFT), pero el artículo 519 prevé dos años para indemnizaciones por riesgo de trabajo, acciones de beneficiarios por muerte y ejecución de sentencia.
Cómo se arma una política de resguardo defendible
Una política de conservación útil no se mide en metros de archivero, sino en la capacidad de recuperar en pocas horas el paquete completo del artículo 804 para cualquier trabajador. Tres reglas: fijar el plazo por el mayor aplicable —el fiscal y el de seguridad social, cinco años—; documentar la entrega con acuse, firma o evidencia electrónica verificable; y dejar acta escrita de cualquier depuración. El bloque no cierra con la nómina: el finiquito y el aviso de rescisión son de lo primero que se pide en juicio, así que conviene revisar en paralelo cómo se documentan las terminaciones y finiquitos.
Checklist para Recursos Humanos
- Levantar un inventario por trabajador activo con los cinco rubros del artículo 804 y marcar los faltantes.
- Verificar que exista contrato individual firmado y que la copia de la empresa tenga firma autógrafa o electrónica válida.
- Confirmar que los recibos de nómina tengan acuse, o el CFDI timbrado con su soporte de pago bancario.
- Definir si la empresa lleva controles de asistencia y, en su caso, respaldar íntegramente los registros digitales y biométricos.
- Integrar comprobantes de vacaciones, prima vacacional, aguinaldo y PTU con firma o acuse del trabajador.
- Fijar por escrito un resguardo de cinco años desde el ejercicio correspondiente y conservar el expediente completo al menos dos años después de terminada cada relación laboral.
- Mantener respaldo digital con control de acceso y verificación periódica de integridad de los archivos.
- Documentar toda depuración mediante acta interna con fundamento, alcance y autorización.
- Simular una inspección: pedir el expediente completo de tres trabajadores al azar y medir en cuánto tiempo se entrega.
Si la empresa no tiene claridad sobre qué conserva, por cuánto tiempo y con qué respaldo, el momento de revisarlo es antes del emplazamiento. En Jurify representamos exclusivamente a patrones: puede escribirnos desde la página de contacto o conocer al equipo de abogados laborales en Tijuana.
Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoría legal para un caso concreto. La aplicación de los plazos y sanciones depende de las circunstancias particulares de cada centro de trabajo; consulte a un abogado laboral antes de tomar decisiones sobre resguardo o destrucción de documentación.
Fuentes: Ley Federal del Trabajo, artículos 516, 519, 784, 804, 805, 873-C, 873-E, 1002 y 1004-A (texto vigente, Cámara de Diputados). Ley del Seguro Social, artículo 15, fracción II. Código Fiscal de la Federación, artículo 30. Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones (DOF). INEGI, valor de la Unidad de Medida y Actualización 2026 publicado en el DOF el 9 de enero de 2026: $117.31 pesos diarios, vigente desde el 1 de febrero de 2026.