Cuando un trabajador renuncia, es despedido o simplemente la pide para un crédito, la empresa tiene tres días para entregarle por escrito una constancia de sus servicios. Lo dice el artículo 132, fracción VIII, de la Ley Federal del Trabajo, y la fracción VII añade otra constancia, quincenal, de días trabajados y salario. No son cartas de recomendación ni cortesías de Recursos Humanos: son obligaciones cuyo incumplimiento se sanciona con multa de 50 a 1,500 UMA por cada trabajador afectado (de $5,865.50 a $175,965.00 con la UMA vigente). Y hay un riesgo que pesa más que la multa: lo que la empresa escriba en esa hoja puede terminar como prueba en su contra en un juicio.
Dos constancias distintas en el mismo artículo
El artículo 132 de la LFT enumera las obligaciones del patrón, y dos de sus fracciones regulan documentos que el trabajador puede exigir:
- Fracción VII. Expedir cada quince días, a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido.
- Fracción VIII. Expedir al trabajador que lo solicite o que se separe de la empresa, dentro del término de tres días, una constancia escrita relativa a sus servicios.
La primera es periódica y se activa sólo si el trabajador la pide. En la práctica, un recibo de nómina timbrado que muestre días pagados y percepciones puede cumplir esa función, siempre que el trabajador tenga acceso real a él. La segunda es la que suele fallar: la fracción VIII se activa en dos supuestos, cuando el trabajador la solicita (aunque siga en activo) o cuando se separa de la empresa. La redacción es disyuntiva, de modo que una lectura prudente es que la separación por sí misma obliga a expedirla, aunque el trabajador no lo pida por escrito.
En plantas de Tijuana y Ensenada con alta rotación, la solicitud llega a diario: para un crédito, una renta o el siguiente empleo. Atenderla “cuando se puede” o condicionarla a la firma del finiquito no tiene apoyo en la ley.
Constancia, recomendación y la iniciativa de 2026: comparativo
| Documento | Fundamento | Cuándo se debe | Plazo | ¿Obligatorio hoy? |
|---|---|---|---|---|
| Constancia de días trabajados y salario | Art. 132, fr. VII, LFT | A solicitud del trabajador | Cada quince días | Sí |
| Constancia de servicios | Art. 132, fr. VIII, LFT | A solicitud del trabajador o al separarse de la empresa | Tres días | Sí |
| Carta de recomendación | No prevista en la LFT como obligación | Sólo si la empresa decide darla o la pactó | No aplica | No |
| “Constancia laboral” en formato oficial de la STPS | Iniciativa presentada en la Cámara de Diputados el 17 de febrero de 2026 | A solicitud o al separarse | Cinco días hábiles (propuesto) | No: es una propuesta, no ley vigente |
La última fila merece atención. El 17 de febrero de 2026, la diputada Gabriela Benavides Cobos (PVEM) presentó una iniciativa para reformar la fracción VIII: ampliar el plazo a cinco días hábiles, exigir un formato oficial que emitiría la STPS y fijar un contenido mínimo (datos generales, puestos desempeñados y tiempo laborado). Ninguna de las reformas a la LFT publicadas en el DOF durante 2026 incluye ese cambio, así que el plazo vigente sigue siendo de tres días; la iniciativa sólo anticipa hacia dónde va la discusión.
Lo que la ley exige (y lo que no)
- Sí exige entregar por escrito la constancia de servicios dentro de los tres días siguientes a la solicitud o a la separación. La ley no precisa si son días hábiles, así que lo prudente es contarlos como naturales.
- Sí exige expedir, cuando el trabajador la pida, la constancia quincenal de días trabajados y salario percibido.
- Sí exige entregarla a quien se separa por cualquier causa: renuncia, rescisión, terminación de contrato o mutuo acuerdo. La fracción VIII no distingue.
- No exige calificar el desempeño, recomendar al trabajador ni explicar el motivo de la separación. La ley habla de una constancia “relativa a sus servicios”, no de una evaluación.
- No exige un formato oficial. Mientras la iniciativa de 2026 no se apruebe, basta un escrito firmado por la empresa con los datos de la relación de trabajo.
- No permite condicionarla a la firma del finiquito, a la devolución de herramientas o a la ratificación de un convenio. La obligación es autónoma y el plazo corre igual.
- No permite usarla para “marcar” al trabajador. El artículo 133, fracción IX, prohíbe poner en el índice a los trabajadores que se separen o sean separados para que no se les vuelva a dar ocupación.
El contenido: cada dato es una confesión
El artículo 784 de la LFT impone al patrón la carga de probar, entre otros hechos, la fecha de ingreso (fracción I), la antigüedad (fracción II) y el monto y pago del salario (fracción XII). A su vez, el artículo 802 reputa autor de un documento privado a quien lo suscribe. Una constancia de servicios firmada por la empresa es, por eso, un documento que el trabajador puede ofrecer en juicio y que la empresa tendrá que desvirtuar si no coincide con su nómina.
Ahí está el error más frecuente. Para “ayudar” al trabajador con un crédito, RH redacta una constancia con un salario más alto que el registrado, con bonos fuera de nómina o con una fecha de ingreso anterior al alta en el IMSS. Meses después, ese documento aparece en una demanda por despido como prueba del salario real y de la antigüedad, y la empresa queda frente a dos documentos propios que se contradicen, justo en hechos cuya carga de la prueba es suya.
La regla práctica es sencilla: la constancia sólo debe contener datos que la empresa pueda respaldar con su expediente del artículo 804 de la LFT (contrato, recibos de nómina y avisos al IMSS). Nombre completo, puesto o puestos desempeñados, fecha de ingreso y, en su caso, fecha de separación. Si se incluye el salario, debe ser el que aparece en el CFDI de nómina, identificado como salario diario o mensual. Opiniones sobre el desempeño y motivos de la salida no aportan nada al cumplimiento y sí pueden aportar al juicio.
Riesgos si no se cumple
- Multa administrativa. El artículo 994, fracción III, sanciona con 50 a 1,500 UMA al patrón que no cumpla las obligaciones del artículo 132, fracciones VII y VIII, entre otras. Con la UMA de $117.31 vigente desde el 1 de febrero de 2026, son de $5,865.50 a $175,965.00.
- Multiplicación por trabajador. Conforme al artículo 992, si una misma omisión afecta a varios trabajadores, se impone una sanción por cada uno. En una planta que no expide constancias a nadie, la multa no es una: es tantas como trabajadores afectados. Además, la ley duplica la multa en caso de reincidencia.
- Hallazgo en inspección. El inspector puede pedir evidencia de las constancias entregadas a personal dado de baja. Sin acuses, la empresa no tiene forma de acreditar que cumplió dentro del plazo. Si ya recibió una orden de visita, revise nuestro servicio de defensa en inspecciones de la STPS.
- Prueba en contra en juicio. Una constancia con salario o antigüedad inflados sirve al trabajador para sostener su versión sobre los hechos que la empresa está obligada a probar.
- Señalamientos por discriminación o lista negra. Mencionar demandas previas, incapacidades, embarazo o afiliación sindical en la constancia puede exponer a la empresa a un señalamiento por las prohibiciones del artículo 133 y a las multas que el artículo 994 prevé para ellas.
Cómo encaja en la salida del trabajador
La constancia de servicios es una pieza más del paquete de salida, junto con el aviso de baja al IMSS, el cálculo del finiquito y, en su caso, el convenio ratificado ante el Centro de Conciliación. Conviene que se genere en automático con la baja, con los mismos datos que alimentan el finiquito, para que ambos documentos digan lo mismo. Así el trabajador la recibe en tiempo y la empresa evita redactarla a mano, bajo presión, semanas después. En nuestro servicio de terminaciones y finiquitos revisamos ese paquete completo.
Si el trabajador se niega a firmar de recibido, el plazo no se suspende. Documente la entrega con dos testigos, envíela por correo electrónico al correo que el trabajador registró en su expediente y conserve el comprobante. Lo importante es poder demostrar que la constancia existió y se puso a su disposición dentro de los tres días.
Checklist para Recursos Humanos
- Diseñe una plantilla única de constancia de servicios con nombre, puesto o puestos, fecha de ingreso y, en su caso, fecha de separación. Sin evaluaciones ni motivos de salida.
- Defina quién firma por la empresa y que nadie más expida constancias, para evitar versiones distintas del mismo trabajador.
- Si la constancia incluye salario, tómelo del último CFDI de nómina y señale si es diario o mensual. Nunca agregue conceptos que no estén en nómina.
- Verifique que la fecha de ingreso coincida con el contrato y con el alta ante el IMSS antes de firmar.
- Integre la constancia al proceso de baja para que se emita el mismo día de la separación, sin esperar a que el trabajador la pida.
- Lleve un registro de solicitudes con fecha de recepción y fecha de entrega, para acreditar el plazo de tres días.
- Recabe acuse firmado; si el trabajador se niega, documente la entrega con testigos y envío electrónico.
- Atienda las solicitudes de la constancia quincenal de días y salario, o garantice que el trabajador pueda descargar sus recibos de nómina timbrados.
- Conserve copia de cada constancia en el expediente del trabajador junto con el resto de documentos del artículo 804.
- Dé seguimiento a la iniciativa de febrero de 2026: si se aprueba un formato oficial de la STPS, la plantilla tendrá que ajustarse. Si quiere revisar sus formatos de salida, en cumplimiento laboral podemos hacerlo con usted.
Este artículo tiene fines exclusivamente informativos y no constituye asesoría legal. La información corresponde a la legislación vigente al momento de su publicación y puede cambiar. Para analizar la situación concreta de su empresa, consulte a un abogado laboral.
Fuentes: Ley Federal del Trabajo, artículos 132, fracciones VII y VIII; 133, fracción IX; 784; 802; 992 y 994, fracción III, texto vigente publicado por la Cámara de Diputados (última reforma DOF 14 de mayo de 2026) · Cámara de Diputados, reformas a la LFT · Gaceta Parlamentaria, 17 de febrero de 2026: iniciativa en materia de constancias laborales · INEGI, Comunicado 1/26, Unidad de Medida y Actualización 2026 · DOF, 9 de enero de 2026, valor de la UMA
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