Muchas empresas de Tijuana y Ensenada mandan a su gente a San Diego, a Mexicali o a la Ciudad de México con una cantidad fija “para viáticos” y nunca piden de vuelta un solo comprobante. Ese hábito sale caro por tres lados al mismo tiempo. El SAT trata el dinero no comprobado como ingreso gravado del trabajador, y la empresa responde por el ISR que no retuvo. El gasto deja de ser deducible si no cumple el artículo 28, fracción V, de la LISR. Y si el monto es fijo y el trabajador lo gasta como quiere, un tribunal puede considerarlo salario y sumarlo a la liquidación. Aquí explicamos qué debe documentar RH para que un viático siga siendo viático.
El viático es dinero para trabajar, no por trabajar
El viático es el dinero que la empresa entrega para cubrir hospedaje, alimentación y transporte cuando el trabajador sale a cumplir una comisión de trabajo. La ley lo trata bien siempre que se pueda probar que se usó para eso. El artículo 93, fracción XVII, de la Ley del Impuesto sobre la Renta exenta del impuesto los viáticos “cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes”. Si falta el comprobante, la exención se pierde y el monto es ingreso por salarios, con su retención y su timbrado.
El problema casi nunca está en la ley sino en la práctica. Es común la tarjeta corporativa sin conciliación, el depósito de “mil pesos diarios” sin relación de gastos o el sobrante que nadie reintegra. En cada uno de esos casos la empresa pierde la prueba de que el dinero era para el trabajo. Con ella se van la exención del trabajador, la deducción de la empresa y la frontera entre viático y salario.
El 20% sin factura: un margen estrecho y con condiciones
El artículo 152 del Reglamento de la LISR da un margen limitado. El trabajador puede no presentar comprobantes fiscales hasta por el 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, y solo cuando no existan servicios para emitirlos. Además, lo no comprobado no puede pasar de $15,000 en el ejercicio fiscal. El margen tiene tres condiciones más que casi nadie revisa:
- El resto de los viáticos debe pagarse con tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón. Si el trabajador gastó en efectivo, el 20% no aplica.
- La parte que no se gaste debe reintegrarse a la empresa. Si no se devuelve, el artículo deja de aplicar.
- El margen no aplica a hospedaje ni a pasajes de avión, que siempre necesitan su comprobante.
Las cantidades no comprobadas bajo esta regla se consideran exentas solo si además se cumplen los requisitos del artículo 28, fracción V, de la LISR. Por eso las dos normas se revisan juntas.
La deducción de la empresa: topes y la faja de 50 kilómetros
El artículo 28, fracción V, de la LISR fija cuándo el viático es deducible para la empresa. Debe destinarse al hospedaje, la alimentación, el transporte, el uso de automóviles o el kilometraje de la persona beneficiaria. Esa persona debe tener una relación de trabajo con la empresa o prestarle servicios profesionales. Además, el gasto debe hacerse fuera de una faja de 50 kilómetros alrededor del establecimiento del contribuyente. En la frontera esto pesa más de lo que parece: según dónde esté la planta, una comisión de Tijuana a Rosarito o a ciertas zonas de San Diego puede caer dentro de esa faja, y el gasto no es deducible. Conviene medir la distancia desde el domicilio del establecimiento antes de clasificar un viaje.
La misma fracción fija los topes diarios por beneficiario:
| Concepto | Territorio nacional | Extranjero | Documento que debe acompañar |
|---|---|---|---|
| Alimentación | $750 diarios | $1,500 diarios | Comprobante de hospedaje o de transporte (si solo hay transporte, el pago debe hacerse con tarjeta de crédito de quien viaja) |
| Uso o goce temporal de automóviles | $850 diarios | $850 diarios | Comprobante de hospedaje o de transporte |
| Hospedaje | Sin tope fijo | $3,850 diarios | En el extranjero, documentación del transporte |
| Comprobación | CFDI en México; documentación comprobatoria en el extranjero | Relación de trabajo o de servicios profesionales con el beneficiario | |
Lo que rebasa esos montos no es deducible para la empresa, aunque el trabajador sí lo haya gastado en la comisión.
Cuando el viático se convierte en salario
El riesgo laboral es el que menos se ve y el que más cuesta. El artículo 84 de la Ley Federal del Trabajo integra al salario “cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo”. Con esa base, el Primer Tribunal Colegiado en Materias Civil y de Trabajo del Décimo Séptimo Circuito sostuvo en la tesis aislada XVII.1o.C.T.69 L (10a.), registro digital 2018878, que los viáticos forman parte del salario si se reciben permanentemente y se demuestra que se pactó que el trabajador dispondría libremente del dinero, sin necesidad de probar el gasto. Para llegar a esa conclusión, el tribunal se apoyó en la jurisprudencia 2a./J. 35/2002 de la Segunda Sala sobre la ayuda para transporte.
Para la empresa, el efecto es concreto. Si un supervisor de ventas recibe cada quincena una cantidad fija de “viáticos” y nadie le pide cuentas, en un juicio esa cantidad puede sumarse al salario con que se calcula la indemnización, la prima de antigüedad y los salarios caídos. Lo que separa al viático del salario es la prueba de que el dinero estaba atado a comisiones concretas y se comprobaba. Por eso, la política de viáticos debe quedar por escrito en los contratos individuales y el reglamento interior de trabajo, y no solo en un correo de finanzas.
Ante el IMSS el razonamiento es parecido. El artículo 27 de la Ley del Seguro Social no menciona los viáticos. Su fracción I excluye del salario base de cotización los instrumentos de trabajo, como herramientas, ropa y otros similares, y su último párrafo exige que los conceptos excluidos estén debidamente registrados en la contabilidad del patrón. Un viático fijo, de libre disposición y sin registro contable difícilmente se sostiene como exclusión en una revisión.
Lo que la ley exige (y lo que no)
- Sí exige que el viático exento se haya gastado efectivamente en servicio del patrón y se compruebe con CFDI (art. 93, fr. XVII, LISR).
- Sí exige, para usar el margen sin comprobante, que el resto se pague con tarjeta y que el sobrante se reintegre (art. 152 RLISR).
- Sí exige, para deducir, que el gasto se haga fuera de la faja de 50 km y respete los topes diarios (art. 28, fr. V, LISR).
- Sí exige reportar los viáticos en el CFDI de nómina. La guía de llenado del SAT prevé la clave 003 de “otros pagos” para los viáticos entregados, la percepción 050 cuando se comprueban y la deducción 081 para el ajuste.
- No exige un formato oficial de “relación de gastos”. La ley no lo regula, pero sin un documento interno que ligue cada peso a una comisión, la empresa no tiene cómo probar nada.
- No permite usar el 20% sin comprobante para hospedaje ni para boletos de avión.
- No convierte automáticamente en salario cualquier viático. Solo pasa cuando es permanente y de libre disposición, y eso se evita documentando.
Riesgos si no se cumple
Fiscal. Si el SAT recalifica los viáticos no comprobados como salario, determina el ISR que la empresa debió retener. El artículo 76 del Código Fiscal de la Federación prevé una multa del 55% al 75% de las contribuciones omitidas, incluidas las retenidas o recaudadas, cuando la omisión se descubre en el ejercicio de las facultades de comprobación. A eso se suman actualización y recargos, y además se pierde la deducción del gasto.
Seguridad social. Si el IMSS integra el viático al salario base de cotización, cobra las diferencias de cuotas. El artículo 304 de la Ley del Seguro Social sanciona la omisión con una multa del 40% al 100% del concepto omitido.
Laboral. En un juicio, el viático fijo y no comprobado puede inflar el salario integrado con que se cuantifican la indemnización y las demás condenas. Esa diferencia se arrastra en cada concepto. Si la empresa ya enfrenta un reclamo con este componente, la defensa en demandas laborales debe reunir desde la contestación la política, las solicitudes de comisión y las comprobaciones.
Checklist para RH y nómina
- Redacte una política de viáticos por escrito con montos, conceptos permitidos, plazo de comprobación y obligación de reintegrar el sobrante, y haga que cada trabajador comisionado firme de recibido.
- Exija una solicitud o autorización por cada comisión con fechas, destino, objetivo y persona comisionada. Así el viático queda ligado a un viaje concreto.
- Pague el viático, o al menos la mayor parte, por tarjeta empresarial o de débito del trabajador, para poder usar el margen del artículo 152 del RLISR.
- Fije un plazo corto de comprobación y concilie cada comisión: CFDI nacionales, documentación del extranjero y, en su caso, el 20% no comprobado sin rebasar $15,000 al año por trabajador.
- Documente la devolución del sobrante con un recibo. Si no se reintegra, trátelo como ingreso gravado en la nómina del periodo. Para descontarlo del salario, revise antes los límites del artículo 110 de la LFT.
- Verifique la faja de 50 km desde el domicilio del establecimiento antes de clasificar el gasto como deducible, sobre todo en traslados cortos entre Tijuana, Rosarito y San Diego.
- Aplique los topes diarios del artículo 28, fracción V, y separe en contabilidad la parte no deducible.
- Timbre correctamente el CFDI de nómina con las claves de viáticos que prevé la guía de llenado del SAT, y revíselas con su proveedor de nómina.
- Elimine los “viáticos fijos” quincenales que no dependen de un viaje. Si en realidad son una compensación, intégrelos al salario y cotícelos.
- Conserve el expediente de cada comisión. Le servirá en una revisión del SAT o del IMSS y en un juicio laboral. Si quiere auditar su práctica actual, nuestro equipo de cumplimiento laboral puede revisarla con usted.
Este artículo tiene fines exclusivamente informativos y no constituye asesoría legal ni fiscal para un caso concreto. Los montos citados son los que establecen los ordenamientos vigentes a la fecha de publicación; verifique siempre el texto vigente y consulte a un profesional antes de tomar decisiones.
Fuentes: Ley del Impuesto sobre la Renta, arts. 28, fr. V, y 93, fr. XVII (Cámara de Diputados); Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, art. 152 (SAT); Ley Federal del Trabajo, art. 84 (Cámara de Diputados); Ley del Seguro Social, arts. 27 y 304 (Cámara de Diputados); Código Fiscal de la Federación, art. 76 (Cámara de Diputados); tesis aislada XVII.1o.C.T.69 L (10a.), registro digital 2018878, Semanario Judicial de la Federación, 7 de diciembre de 2018; jurisprudencia 2a./J. 35/2002, registro digital 186852, Segunda Sala de la SCJN; Guía de llenado del CFDI de nómina, SAT.
