Cada diciembre la nómina cierra con el aguinaldo, la prima vacacional y las vacaciones pendientes, y el ejercicio se da por terminado. Falta un paso que no es opcional y que casi nunca aparece en el calendario de Recursos Humanos: el cálculo del impuesto anual de cada trabajador. El artículo 97 de la Ley del Impuesto sobre la Renta se lo impone al patrón, no al trabajador, y el artículo 27, fracción V, convierte su omisión en algo más grave que una multa: pone en riesgo la deducibilidad de toda la nómina del ejercicio.
Qué exige exactamente el artículo 97 de la LISR
El texto es directo: quienes están obligados a efectuar retenciones conforme al artículo 96 —todo patrón que paga salarios— calcularán el impuesto anual de cada persona que les hubiere prestado servicios personales subordinados. No es una facultad ni una cortesía hacia el empleado: es una obligación del retenedor, listada como tal en el artículo 99, fracción II, de la LISR.
La mecánica consiste en sumar los ingresos gravados del año, aplicar la tarifa anual del artículo 152 y comparar el resultado contra las retenciones efectuadas mes a mes. De ahí salen dos escenarios con plazos distintos. Si el impuesto del ejercicio excede lo retenido, el patrón retiene la diferencia a cargo y la entera ante las oficinas autorizadas a más tardar en febrero del año siguiente. Si resulta un saldo a favor, debe compensarse contra la retención de diciembre y las sucesivas, a más tardar dentro del año de calendario posterior; el retenedor puede incluso compensarlo contra las retenciones de otros trabajadores no obligados a declaración anual, recabando la documentación comprobatoria de lo entregado.
Los tres casos en que el patrón no hace el cálculo
El propio artículo 97 lista los supuestos de excepción. Son tres, y cada uno se prueba con un documento distinto. Si la empresa omite el cálculo sin encuadrar en alguno, la omisión es lisa y llana. Conviene notar además que el saldo a favor no se deja para que el trabajador lo reclame al SAT: la ley ordena compensarlo, y la devolución solo procede cuando la compensación no fue posible.
| Supuesto (art. 97 LISR) | Qué lo acredita en el expediente | Error frecuente |
|---|---|---|
| a) Inició servicios después del 1 de enero, o dejó de prestarlos antes del 1 de diciembre | Contrato con fecha de ingreso; aviso de baja ante el IMSS y finiquito con fecha cierta | Excluir al trabajador que causó baja el 5 de diciembre porque “ya no estaba al cierre” |
| b) Ingresos anuales por salarios que exceden de $400,000.00 | Acumulado de CFDI de nómina del ejercicio por trabajador | Medir el umbral con el sueldo nominal en vez del total de ingresos del Capítulo I |
| c) Comunicó por escrito que presentará declaración anual | Escrito firmado, recibido a más tardar el 31 de diciembre del ejercicio | Aceptar un correo informal o recabar el escrito en marzo siguiente |
El supuesto (a) esconde dos reglas, no una: excluye a quien entró a mitad de año y a quien salió antes de diciembre. Por eso las bajas de noviembre quedan correctamente fuera, mientras que la baja del 3 de diciembre —que sí debe incluirse— se olvida.
El escrito del trabajador: el papel que vence el 31 de diciembre
La excepción del inciso c) es la más usada y la peor documentada. El artículo 181 del Reglamento de la LISR fija la fecha: el escrito en el que el trabajador comunica que presentará su declaración anual debe entregarse al patrón a más tardar el 31 de diciembre del ejercicio de que se trate. No hay prórroga ni forma de reconstruirlo después. Un escrito fechado en febrero no exime del cálculo: prueba que se pidió tarde.
Debe identificar al trabajador con nombre y RFC, señalar el ejercicio, manifestar que declarará por su cuenta y llevar firma autógrafa con acuse fechado. Ese acuse es el que se exhibe ante la autoridad, no el formato en blanco.
Lo que la ley exige (y lo que no)
- Sí exige calcular el impuesto anual de cada trabajador que no encuadre en las tres excepciones (arts. 97 y 99, fracción II, LISR).
- Sí exige enterar la diferencia a cargo a más tardar en febrero y compensar el saldo a favor contra la retención de diciembre y las sucesivas.
- Sí exige que las cantidades consten en el CFDI de nómina: el comprobante fiscal es la constancia de pago y de retención (art. 99, fracción III, LISR).
- Sí exige conservar los escritos de quienes optaron por declarar por su cuenta, con acuse anterior al 1 de enero.
- No exige pedir autorización al trabajador para retener la diferencia a cargo: la retención deriva de la ley fiscal y no es un descuento de los del artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo.
- No exige hacer el cálculo a quien ingresó después del 1 de enero del ejercicio, aunque siga activo en diciembre.
- No permite dejar el saldo a favor sin compensar bajo el argumento de que el trabajador puede pedirlo al SAT.
Riesgos si no se cumple
1. La nómina deja de ser deducible. El artículo 27, fracción V, de la LISR condiciona la deducción de los pagos que son ingresos por salarios a que el patrón cumpla, entre otras, las obligaciones del artículo 99, fracciones I, II, III y V. La fracción II es, precisamente, calcular el impuesto anual conforme al artículo 97. Una empresa de 300 trabajadores que no lo hizo expone la deducción de todo su costo de nómina del ejercicio.
2. Responsabilidad solidaria del retenedor. El artículo 26, fracción I, del Código Fiscal de la Federación hace responsables solidarios a los retenedores por las contribuciones que debieron retener, hasta por el monto de esas contribuciones. Si el patrón no retuvo la diferencia a cargo, el SAT no persigue al trabajador: cobra a la empresa, con actualización y recargos.
3. Multas del CFF. La falta de presentación de declaraciones y de entrega de constancias se sanciona conforme al artículo 82 del Código Fiscal de la Federación, con montos que se actualizan en el Anexo 5 de la Resolución Miscelánea Fiscal y que para 2026 arrancan en el orden de los dos mil pesos por obligación no declarada.
4. Un frente laboral que nadie previó. Retener en la nómina de diciembre una diferencia a cargo de varios miles de pesos, sin aviso previo y sin explicación en el recibo, provoca reclamaciones: el trabajador la percibe como un descuento no autorizado. La retención es legal, pero la empresa debe poder explicarla con el CFDI, el desglose del cálculo y el aviso previo. Cuando eso falta, la discusión llega al Centro de Conciliación y después al Tribunal Laboral, y conviene tener revisada la estrategia de defensa ante demandas laborales antes del reclamo.
El punto ciego: bajas de diciembre y conceptos de cierre
Dos situaciones concentran los errores. La primera son las terminaciones ocurridas entre el 1 y el 31 de diciembre: el trabajador ya no está en plantilla cuando se corre el cálculo en enero, pero legalmente debía incluirse, porque no dejó de prestar servicios antes del 1 de diciembre; si el finiquito ya se pagó y se ratificó, la diferencia a cargo se vuelve incobrable y la absorbe la empresa. Documentar el momento exacto de la baja es parte del mismo expediente que sostiene una terminación y un finiquito correctamente armados.
La segunda son los conceptos de cierre: aguinaldo, prima vacacional, fondo de ahorro y bonos mueven el acumulado anual y con frecuencia empujan al trabajador por encima del umbral de $400,000.00 o generan una diferencia a cargo que no existía en noviembre. Una auditoría de cumplimiento laboral en noviembre sobre acumulados, escritos y bajas cuesta una fracción de lo que cuesta corregir el año completo en una revisión.
Checklist para RH y nómina antes del 31 de diciembre
- Extraer, por trabajador, el acumulado de ingresos gravados del ejercicio desde los CFDI de nómina timbrados, no desde el sueldo del contrato.
- Marcar a quienes superen los $400,000.00 una vez sumados aguinaldo, prima vacacional y bonos de diciembre.
- Marcar a quienes ingresaron después del 1 de enero y a quienes causaron baja antes del 1 de diciembre.
- Recabar en noviembre el escrito del artículo 181 del RLISR y cerrar la recepción el 31 de diciembre, con acuse fechado y firma autógrafa.
- Integrar un control único por ejercicio: si a cada trabajador se le calculó el impuesto y, si no, qué excepción aplicó y con qué documento se prueba.
- Correr el cálculo con el cierre real de diciembre y validarlo contra las retenciones efectivamente enteradas.
- Avisar por escrito al trabajador, antes del pago de diciembre, el importe de la diferencia a cargo y su desglose, y reflejarla en el CFDI.
- Programar el entero de las diferencias a cargo a más tardar en febrero y calendarizar la compensación de los saldos a favor.
- Archivar cálculos, escritos, acuses y comprobantes junto con la documentación del artículo 804 de la LFT.
El cálculo anual del ISR no es un asunto contable que Recursos Humanos pueda delegar y olvidar. Nace de la nómina y su omisión golpea por dos frentes: el fiscal, con la deducción en riesgo, y el laboral, con retenciones de diciembre que el trabajador termina reclamando. Si no existe un control por ejercicio que diga, trabajador por trabajador, si se calculó o por qué no, hay que armarlo este año. Podemos revisar el cierre de su nómina antes de que diciembre lo decida por usted.
Este artículo tiene fines exclusivamente informativos y no constituye asesoría legal ni fiscal para un caso concreto. La aplicación de las disposiciones citadas depende de las circunstancias de cada centro de trabajo y de la normativa vigente al momento de los hechos. Consulte a un profesional antes de tomar decisiones.
Fuentes: Ley del Impuesto sobre la Renta, artículos 27, fracción V; 96; 97; 99, fracciones I, II, III y V, y 152. Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 181. Código Fiscal de la Federación, artículos 26, fracción I, y 82. Anexo 5 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de diciembre de 2025. Ley Federal del Trabajo, artículos 110 y 804. Valor de la UMA vigente desde el 1 de febrero de 2026: $117.31 diarios (INEGI).
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